年賀状をデータで保管する方法をまとめてみた

お正月が終わり、目下の悩みは「年賀状の保管&処分をどうするか」という事。

今年の年賀状は当選番号の発表(2017年は1月15日)までは保管するとして、それ以降はほとんど確認する事はなく、保管場所を取る存在になってしまいますよね。

そんな場面でおすすめなのは、年賀状をデジタルデータで保管する方法。

無料でできる方法から、少しお金をかけてでも高速で終わらせる方法まで、いつくかその手法はありますので、おすすめな年賀状のデータ保管方法をまとめてみました。

年賀状の宛名をCSVデータで保管

いきなり少し趣旨から外れてしまうかもしれませんが、年賀状を最低限「デジタルデータ化」する方法です。

毎年届いた宛名を、エクセル等を利用してCSVデータとして保管しましょう。

宛名さえ保管しておけば、「あれ?あの人の最新の住所はどこだっけ?」なんて事で、過去の年賀状が必要になる事がなくなりますので、安心して処分する事ができますよね。

保管しておく項目は郵便局が配布しているエクセルファイルを参考にすれば良いと思います。

→ エクセル形式

年賀状の枚数が多い場合、かなりの手間と時間が必要となってしまいますが、一度この作業を終わらせておけば、翌年からは新規に届いた方や、住所が変更となった方の情報を修正するだけで終わりますので、想像ほど面倒ではありません。

CSVでデータを管理しておけば、年賀状作成サービスや年賀状作成ソフトを使う際はCSVデータで取り込みが可能ですので、毎年簡単に年賀状の作成が可能となります。

もし、そんな時間は無いって方には、お任せで年賀状の宛名をデータ化してくれるサービス(有料ですが)もありますので、検討してみてはいかがでしょう。

だだし、CSVで保管しておく方法には欠点もあます。

それは、保管するデータが「宛名」だけになってしまう点。

年賀状をいつまでも保管しておくのは避けたいのですが、せっかく手書きで丁寧に近況を報告してくれたり、可愛い子供たちの写真を送ってくれたりする年賀状は、デザインも含めて保管しておきたくなるものですよね。

年賀状をアプリでスキャンして保管する方法

「Evernote」を利用する

年賀状のデザインも保管したいのであれば、スーマートフォンのアプリを活用する方法があります。

一番メジャーな手段としては「Evernote」を使う方法があります。

方法としては、「Evernote」で年賀状を撮影し、保管するだけ。

実に簡単で、おすすめな方法です。

お金もかかりませんしね。

年賀状の裏表のデータを保管をしたい方は、MultiSnapというアプリを使えば、写真を複数1つのノートに保管する事が可能ですので便利です。

「スマホで年賀状」を利用する

年賀状のアプリといえば、郵便局の提供する「スマホで年賀状」というアプリが有名です。

撮影した年賀状の宛名を、自動でデータ化してくれるので、郵便局の提供する年賀状作成サービスを使うのであれば大変便利ですが、こちらは「宛名データ」のみの管理になりますので、もらった年賀状のデザインごと保管したいという目的には使えません。

どちらかというと、「年賀状作成時」に大活躍するアプリです。

ダウンロードしておいて損はないと思いますので、今年の年末は「スマホで年賀状」を試してみてはいかがでしょうか。

年賀状(ハガキ)作成ソフトで保管する方法

ハガキ作成ソフトの「筆まめ」や「筆ぐるめ」などを使い、画像データとしてスキャンし、保管する方法もあります。

ソフトやスキャナの購入など、環境を揃えるのに費用が必要ですが、ソフト自体はそんなに高いものではありません(2500円〜)ので、比較的導入しやすい方法だと思います。

画像データと宛名が一括で保管できますので非常に便利ですよ。

ちなみに、僕の以前勤めていた会社では、「筆まめ」で年賀状を保管していました。

→ 筆まめVer.27 通常版(Windows対応)

→ 筆ぐるめ(Windows、Mac対応)

ドキュメントファイリングソフト「楽²ライブラリ」を使って年賀状を保管する方法

最後にご紹介するのは、スキャナと、その専用ソフトを使う保管方法。

この方法は、スキャナのScanSnapと、ソフトの「楽²ライブラリ」を揃える必要がありますので、ご紹介した中では一番費用がかかってしまいますが、その分恐ろしく簡単に、かつ理想的な年賀状のデジタル保管を実現してくれます。

百聞は一見に如かずという訳で、まずはこちらの動画をご覧下さい。

楽2ライブラリ Smart 活用術 ~年賀はがき整理編~

いかがでしょう?

まるで年賀状そのものをファイリングしておいているかのような感覚で、しかもあっという間に完了していますよね。

あと、便利な機能としては年賀状の「当選チェック」が自動でできていまう点です。

年賀状を何百枚も受けるような方の場合、当選のチェックはかなり大変ですが、このScanSnapと「楽²ライブラリ」があれば、ボタンを一押しするだけで完了してしまいます。

このセットに関しては、年賀状以外でも大活躍しますので、文書の電子化を検討していた方は、この機会に導入してみてはいかがでしょう?

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まとめ

以上、年賀状をデジタルデータとして保管する方法のご紹介でした。

最後に、デジタルデータとして取り込み終えた年賀状の処分方法について。

以前は郵便局で回収していたという情報もありますが、最近はそのようなサービスは行われていないようですね。

個人情報が満載なだけに、シュレッダーにかけた上でゴミに出した方が良さそうですよ。

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